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深圳市城市管理局2014年档案工作总结与2015年档案工作思路

日期:2015-01-27 00:00:00 信息来源: 字号:【 视力保护色:

深圳市档案局:

  2014年,我局档案工作在局领导的重视和市档案局的指导支持下,认真贯彻落实党的十八大、十八届四中全会精神,以建设法治政府为契机,围绕市档案工作的总体部署,结合我局档案业务工作实际,以档案规范化管理和档案信息化建设为重点,认真做好综合档案归档、整理、移交、查阅和组织沿革、编研材料的拟写工作,加强档案队伍建设,开展档案业务指导,组织档案普法活动,圆满完成了我局综合档案管理的年度工作任务。具体情况如下:

  一、2014年档案工作总结

  (一)档案管理制度健全,执行得力

  2014年,我局对现有的档案管理各项规章制度进行了清理,修改完善了档案员岗位职责、档案借阅制度、保密制度,进一步规范了档案管理流程,使得我局各种门类和载体的档案资料均能按照规定及时归档,分类整理,完好率和归档率均达到100%。2014年4月,我局还参照《广东省档案数字化安全管理指南》制定了《深圳市城市管理局档案数字化安全管理办法》并组织实施,效果良好。

  (二)档案资料收集完整,整理规范

  2014年2-5月,我局按照广东省综合档案管理特级达标标准和市档案局档案移交进馆的有关要求,按时按质完成了我局文书、基建、声像、实物档案的收集、整理、立卷、归档工作。截止2014年5月底,共收集、整理2013年文书档案10218件,其中永久3057件,30年4925件,10年2236件;基建档案110卷,声像档案56件,实物档案40件,编制汇编120册,录入电子目录18570条,电子文档8125件。全部档案均按照省特级达标要求归档整理,档号标识规范,档案盒、备考表填写完整准确,装订规范,续编了2014年度《大事记》、《组织机构沿革》、《基础资料汇编》、《档案利用效果实例汇编》等编研材料。

  (三)档案检索工具完善,查阅便利

  升级了“深圳市立档单位档案管理系统标准版V1.0”软件系统,加强档案目录数据的校对,确保检索工具条目与档案存储实体相符。此外,我局还根据业务档案利用情况,编制了方便查阅利用的专题汇编材料,涵盖干部任免、局长办公会议纪要、党委发文,人大、政协议案复函等多个专题。2014年,我局综合档案室提供利用档案317人次,145卷次,410件次,为领导决策、业务指导、资料编印、行政诉讼等提供了材料支持。

  (四)档案库房安全整洁,管理到位

  严格按照《深圳市城市管理局档案库房安全管理规定》定期对档案库房进行安全检查,硬件设备包括电源电线、气体灭火系统、红外线实时监控设备、防火防盗门、抽湿机、空调、温湿度计、防潮柜,确保正常运作。软件包括专用计算机网络安全、数据安全,定期备份数据,升级防火墙。认真落实档案库房“十二防”及消防安全“八不准”制度,坚持做好库房温湿度的测定与记录,确保库房温度常年保持在22-24摄氏度之间,湿度常年保持在45-55度之间。各类档案保存完好,均未发现霉变、褪色、破损等现象。

  (五)档案数据完整规范,真实准确

  认真执行档案资料借阅登记和档案接收、移交登记制度,建立档案接收、移交清册,填写档案利用情况登记台帐,坚持做好基础数据统计工作,严格按照市档案局的有关要求真实、准确地报送相关数据资料。

  (六)重视档案移交工作,保质保量

  2014年,根据市档案局监督指导处档案移交入馆的各项指标,我局认真完成了1998—2002年度移交入馆档案的清点整理工作。截止2014年10月底,已按要求完成了向市档案馆移交我局入馆的1120件永久档案和3226件长期档案的整理、建册工作,等待通知入馆。

  (七)档案业务指导到位,成绩显著

  我局综合档案管理一方面注重加强与市档案局业务处室的联系沟通,及时传达市档案局对我局档案业务工作的指导意见和相关档案业务工作要求,认真组织实施;另一方面注重加强对我局直属各单位的档案工作的总体规划与业务指导,积极参与我局系统直属各单位档案综合管理达标升级工作和综合档案库房的建设。2014年,指导协助我局直属单位深圳市公园管理中心综合档案管理以96.6分的好成绩,成功达标省特级。

  (八)加强档案队伍建设,培养骨干

  我局坚持每年对局机关各处室、直属各单位的专、兼职档案员进行档案业务培训,积极组织我局系统档案员参加市档案局举办的各类档案业务培训和继续教育。据统计,2014年我局先后组织档案工作人员参加档案培训26人次,8名档案工作新进人员获得档案从业上岗证,2名档案员获得档案专业中级职称,3名档案员获得档案专业助理级职称。

  (九)组织开展档案宣传,加强普法

  积极响应市档案局“国际档案日”活动部署,制定了主题为“走进档案”的系列宣传活动,包括开辟档案法制学习园地、张贴档案法律法规宣传资料、组织档案工作人员参加档案法规学习、参观市档案馆,在城管网站上开设“档案文化”专栏、在深圳报刊媒体上开展“深圳记忆”城市变迁照片档案征集活动。

  通过一年来的辛勤工作,我局综合档案管理工作取得了良好的成绩,但离创标杆还存在一些差距。主要表现在:办公系统与档案系统的无缝对接仍需完善,电子档案归档流程仍需规范,档案的开发利用仍有提升空间,档案员综合素质教育仍需加强。

  二、2015年档案工作思路

  2015年,我局将以党的十八届四中全会精神为指导,以市档案工作总体部署为导向,以档案信息化建设为中心,进一步强化规范管理,努力践行“服务至上,精益求精”的城管核心价值理念,充分发挥档案的利用价值,更好地为城管事业服务,为广大市民服务。重点有以下四点工作:

  以档案信息化建设为抓手,完善档案自助检索查阅

  继续完善我局办公自动化系统中的电子档案检索查阅功能,优化检索查阅流程,以提供服务为导向,充分利用信息化技术,做好档案开发利用和政务信息公开、网上资料查阅工作,实现资源共享,进一步提高档案利用水平。

  实施档案分类开发,为专项档案利用提供便利

  建立专题档案汇编,对干部任免、办公会议纪要、党委会议纪要、行政审批、人大、政协议案办理,生态文明城市建设、创建国家卫生城市、行政诉讼案件、信访、综合执法等利用率较高的业务档案进行分类整理,编制专题汇编资料,以便于利用查阅,为业务工作服务。

  (三)加强档案工作人员的素质教育,提高档案业务水平

  进一步加强档案队伍建设,对全局系统机关各处室和直属各单位的档案专、兼职工作人员与分管档案工作的负责人变更情况进行普查,更新档案工作通讯录。加强档案工作人员的职业教育和业务培训,不断增强档案工作人员的职业道德和责任心,充实档案工作人员的专业知识,提高档案工作人员的综合素质和创新意识,使其爱岗敬业,敢干能干,成为行业骨干。

  (四)开展档案综合管理工作情况检查,规范档案管理

  根据档案综合管理省特级达标升级管理的规定,加强档案业务工作指导和检查。2015年,我局将对直属各单位的档案综合管理情况进行摸底检查,现场发现问题,提出改进措施,督促整改,进一步规范直属各单位的档案管理,并对到期复查的档案达标单位认真组织复查。

  总而言之,档案综合管理工作是城管工作中不可或缺的重要组成部分,要与城管业务工作发展水平相适应。在新的一年里,我局综合档案管理工作将站在新的起点和高度,不断提高档案管理专业化水平,加快档案信息化建设,充分开发利用档案资源,为城管事业发展提供更好的服务。

深圳市城市管理局

2015年1月27日

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