为落实第19届国际植物学大会组委会第三次秘书处会议精神，全面推进大会筹备工作，2015年5月12日，第19届国际植物学大会筹备工作扩大会议在深圳市城市管理局召开。大会组委会秘书处、深圳市仙湖植物园管理处、深圳市兰科植物保护研究中心的相关负责同志参加了会议。

　　会议首先通报了大会组委会成立以来大会的筹备工作进展，并对秘书处在大会筹备期间的主要任务和今年的工作安排进行了介绍。会议指出，随着大会筹备工作的不断深入，秘书处的工作任务更加具体和细化，工作难度和强度也逐渐加大。

　　为及时、有效地推进各项工作的落实，秘书处根据实际情况，制定了《第19届国际植物学大会组委会秘书处部门职责与分工》，设置了综合部、会务部、推广及联络部和网络信息部四个工作部门；通过“专职”和“兼职”相结合的模式，将中国植物学会办公室、广东省植物学会办公室、深圳市仙湖植物园管理处、深圳市兰科植物保护研究中心等机构的有关人员列入了秘书处工作人员名单，并划分到秘书处设立的四个工作部门。该方案已经大会组委会秘书处第三次工作会议审议通过。

　　会议对照《部门职责与分工》，对秘书处工作人员的部门划分和任务分工进行了讨论和调整。会议强调，大会组织工作专业化程度高、内容复杂、筹备任务繁重，且大多数工作不是靠突击能够完成的，需要尽早谋划、尽早筹备。各部门要立即行动起来，抓紧开展工作。要针对工作目标任务，抓紧制订详细具体的行动方案，列出目标细分表，以明晰的责任制和时间表确保各项工作顺利推进。

　　会议结束后，秘书处各部门召集新的部门成员继续召开了碰头会，对本部门下一步的工作计划进行了安排和部署。